Viết đơn xin nghỉ gửi cấp trên: nêu ngày nghỉ, lý do, và cách bàn giao công việc.

Văn phong trang trọng, dùng 〜です・ます xuyên suốt, không dùng thể thường.

Cụm cần dùng: 「お休みを　いただきたいのですが」, 「ご迷惑を　おかけして　申し訳ありません」, 「よろしく　お願いいたします」.

Chú ý văn hoá: người Nhật nêu lý do ngắn gọn rồi tập trung vào phương án xử lý công việc, chứ không kể dài về hoàn cảnh cá nhân.